Rakennusaikaisten muutostöiden maine on kehno, koska ne usein horjuttavat projektin kulkua ja aikataulua. Niiden hallinta on haasteellista, jopa painajaismaista. Niiden hoitajalla pitäisi olla insinöörin tiedot, asiakaspalvelijan asenne, rautaiset hermot ja kamreerin tiukkuus. Muutoksia ei silti voi välttää, nykyemännät haluavat vaikuttaa keittiönsä varusteluun, väreihin ja tyyliin.
”Kielteisellä asenteella muutostyötaistelu on tavallaan hävitty jo ennakkoon, mutta hyvin hoidettuna se parantaa palvelua ja asiakkaiden sitoutumista”, Heijala sanoo.
Nettikoti syntyi tarpeeseen
Juha Heijala oli aikaisemmin SRV Asuntotuotannon markkinointi- ja myyntijohtaja ja törmäsi jo silloin muutostöiden ongelmiin.
”Erään projektin muutostöistä huolehtinut henkilö poistui yhtiön palveluksesta. Me muut yritimme saada Excel-taulukkojen ja sähköpostiviestien merkinnöistä selvää mitä oli sovittu. Se oli niin haasteellista, että väkisinkin tuli mieleen eikö tätä voisi tehdä systemaattisemmin, helpommin ja yksiselitteisesti”, hän kertoo.
Evianet Solutions Oy oli jo aikaisemmin ollut luomassa Skanskalle muutostöiden hallintatyökalua. Evianetilla oli osaamista ja SRV:llä tarve, niin syntyi Nettikoti, joka on verkossa toimiva rakennusaikaisten muutostöiden hallintatyökalu. Juha Heijala oli tiiviisti mukana kehitystyössä jo silloin SRV:n joukkueessa ja jatkaa nyt kehittämistä pöydän toisella puolella Evianetin riveissä.
Perinteisin menetelmin muutostöiden hallinta on hankalaa. Painetun materiaalin aikataulut ja muut tiedot eivät pysy ajan tasalla. Muutostöiden vastaanotosta tulee pullonkaula, puhelin soi, muutoksiin tulee muutoksia. Asiakas, rakennusliike, asentaja tai kaikki kolme, putoavat kärryiltä. Syntyy kitkaa ja pahaa mieltä, joka ei tee hyvää asiakassuhteille.
Esimerkiksi Skanska halusi muutostöiden hallintaohjelman nimenomaan parantamaan tiedonkulkua asukkaiden suuntaan. Se halusi nostaa asiakastyytyväisyyttä. Kyselyjen perusteella se myös onnistui.
Muutokset talteen yhteen paikkaan
Nettikodin avulla asiakkaalla on käytössään aina ajan tasalla olevaa tietoa omalla näyttöruudullaan projektin etenemisestä ja milloin mikäkin muutospyyntö on viimeistään tehtävä. Niistä tulee myös muistutus. Nettikoti tarjoaa joukon valmiita muutosvaihtoehtoja, joista asiakas voi poimia mieleisensä kokonaisuuden fantasiapitsan tapaan. Tarjoukset on pyydetty rauhassa etukäteen, hinnat ovat selvillä.
Asiakas voi simuloida valmiita vaihtoehtoja näyttöruudulla valinnan helpottamiseksi. Hän voi seurata aktiivisesti projektia ja olla omatoiminen silloin kun hänelle itselle sopii.
Rakentajan näkökulmasta Nettikoti tarjoaa jatkuvan yhteyden asiakkaisiin. Rakennusliikkeen muutostöistä vastaava voi rytmittää omia tehtäviään projektin aikataulun mukaan ja suorittaa muutoksiin liittyviä tehtäviä ilman, että jokaisessa vaiheessa asiakkaan läsnäolo puhelimitse tai samassa huoneessa olisi pakollista. Näin asioiden hoitaminen helpottuu ja ajankäyttö tehostuu. Rakennusliikkeen kannalta myös hankintojen ja työmaan hallinta helpottuu ja selkeytyy, kun sama informaatio saadaan jokaiselle yhdellä kertaa.
Nettikoti kokoaa jokaisesta huoneistosta tarkat yksilölliset tiedot, joita voi käyttää projektin kaikissa vaiheissa: tarjouspyynnöissä, tilauksissa, asentamisessa, laskutuksessa ja ne jäävät myös asumisvaiheeseen omistajan ja isännöitsijän käyttöön. Kaikki on tallessa turvallisesti ja yksiselitteisesti samassa paikassa. Asukkaan kannalta tietojen järjestelmällisellä olemassaololla voi olla myös taloudellista merkitystä asuntoa myydessä. Uusi asukas voi olla hyvinkin kiinnostunut esim. mitä materiaalia lattiat ovat.
”Nettikoti nopeuttaa ostopäätöksenkin tekoa. asiakkaat tietävät muutosaikataulut ja haluavat tehdä päätöksen niin, että ehtivät vaikuttaa lopputulokseen”, sanoo Juha Heijala.
Asumisaikaiset muutokset hallintaan
Nettikoti on jo pitkään ollut valmis työkalu asukkaiden ja rakennusliikkeen viestinnässä ja muutosten hallinnassa. Nyt sitä ollaan valjastamassa myös asumisaikaiseen käyttöön. ” Suurimmalle osalle asunto on elämän suurin sijoitus ja siitä tiedetään varmasti vähemmän kuin esim. mitä vanhoille koulukavereille kuuluu. Sosiaalinen media on tuonut vanhat kaverit lähelle kootusti, mutta oman asunnon tiedot ovat levällään rakentajalla, taloyhtiöllä, kaikilla taloa isännöineillä isännöitsijöillä ja huoltoyhtiöllä.” pohtii Heijala. ”Vielä kun uusi asunto-osakeyhtiölaki kiristi hallitusten jäsenten vastuuta, ei yhtiökokoukseen uskalleta mennä kuulemaan edes sitä vähäistä tietoa, kun pelätään joutumista johonkin virkaa.”
”Nettikodissa on jo nyt asukkaille keskustelufoorumi, jossa voi ottaa esille asumiseen ja yhtiön elämään kuuluvia asioita. Asukkaat tietenkin päättävät miten tiivis yhteisö he haluavat olla, Nettikoti tarjoaa vain puitteet. Siihen voidaan myös liittää vaikkapa huoltoyhtiölle tehtyjen vikailmoitusten välitys ja seuranta, ” Juha Heijala kertoo.
Putkiremonttien ym. aikana Nettikoti voisi tarjota yhteydenpitovälineen asiakkaisiin aivan kuten rakennusaikanakin. ”Jos joka tapauksessa joutuu evakkoon, kannattaa samalla tehdä asuntokohtaisiakin muutoksia, jotka myös tarvitsevat hallintavälineen ja kanavan ilmoitus- ja valvontarutiineja varten.”
”Nettikoti voi myös olla apuna, kun asukas myy asunnon. Tarkat varustelu- ja remonttitiedot ovat silloin valttia. Asumisoikeuskohteissa ohjelma voisi pitää kirjaa parannustöiden tuomasta myyntihinnan lisästä. Samoin uusi asukas saa pintaremontin kustannustason tarkasti tietoonsa valituilla materiaaleilla, eikä ole enää välittäjän parin tonnin arvion varassa remontin kustannuksia laskiessaan.
Nettikodin piirissä on jo nyt yli 6000 asuntoa ja määrä kasvaa hyvää vauhtia. Tiedetään milloin missäkin asunnossa kodin koneet, maalipinnat ja parketit alkavat olla uusimisen tarpeessa ja mitä varusteita kodeissa ei ehkä vielä ole. On mahdollista pyytää kimppatarjouksia ja kohdistaa markkinointia vain niille asukkaille, jotka ovat siitä oikeasti kiinnostuneita. Palvelujen tuottajille Nettikotiasiakkaat ovat houkutteleva kohderyhmä. Asukkaat ja asuntoyhtiö voivat kääntää sen hyödykseen.
Teksti ja kuva: Seppo Verho